Політика
конфіденційності.

1. Хто збирає дані

Сайт forum.ultima-systems.com є технічним майданчиком реєстрації на день поля «Органічний ріпак і просо», що відбудеться 29 травня 2026 у ПП «Агроекологія», с. Михайлики, Миргородський р-н, Полтавська область.

Володільцем персональних даних учасників (відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» № 2297-VI та Регламенту ЄС 2016/679, GDPR) є організатор події:

Технічну обробку та зберігання даних здійснює оператор сайту — приватна особа, Україна. Контактна особа з питань персональних даних: privacy@ultima-systems.com або напряму уповноваженій особі за телефоном вище.

2. Які саме дані ми збираємо

Через форму реєстрації (за вашою згодою):

Автоматично, з технічних причин:

• IP-адреса запиту — для захисту від спаму та обмеження частоти реєстрацій з однієї адреси.
• User-Agent (інформація про браузер) — для діагностики помилок та відображення сайту.
• Час подання форми.

Ми не використовуємо аналітичні скрипти (Google Analytics, Facebook Pixel, Hotjar тощо), не ставимо рекламних cookies та не відстежуємо вас за межами цього сайту.

3. Правова підстава

• Ваша згода (ст. 11 ЗУ № 2297-VI, ст. 6.1.a GDPR) — для контактних даних, які ви добровільно надаєте у формі.
• Законний інтерес (ст. 6.1.f GDPR) — для технічних даних запиту (IP, User-Agent), необхідних для захисту сервісу від спаму та зловживань.

4. Кому ми передаємо дані

Ваші контактні дані бачать лише:

• Організаційна команда VFI та залучені координатори події.
• Оператор сайту — для технічного обслуговування бази даних.

Сповіщення про нові реєстрації автоматично надсилаються в закритий канал організаторів через Telegram Bot API (Telegram FZ-LLC, ОАЕ / Telegram Messenger Inc., США) — лише як технічний транспорт повідомлень.

Ми не передаємо ваші дані рекламним мережам, брокерам даних, стороннім маркетинговим компаніям. Ми не продаємо контакти.

Сайт стоїть за CDN Cloudflare, Inc. (США) — це означає, що технічно запит до сайту проходить через серверну інфраструктуру Cloudflare. Це стандартна практика інтернет-сервісів і регулюється політикою Cloudflare.

5. Скільки зберігаємо

• До 30 днів після завершення події — за замовчуванням ваші контакти зберігаються в нашій базі, щоб ми могли надіслати матеріали з форуму, фото та запис ключових виступів.
• Довше — лише за вашою окремою згодою. Якщо у формі реєстрації або листуванні ви явно підтвердите бажання залишитися в контакті VFI як потенційний постачальник — ми збережемо ваші дані у CRM до моменту вашого відкликання.
• Технічні логи (IP, User-Agent) зберігаються до 90 днів, потім видаляються автоматично.

6. Ваші права

Відповідно до законодавства України та ЄС ви маєте право:

1. Знати, які саме ваші дані ми зберігаємо.
2. Отримати копію своїх даних у структурованому форматі.
3. Виправити неточності.
4. Видалити свої дані («право бути забутим») — впродовж 30 днів з моменту запиту.
5. Відкликати згоду на обробку в будь-який момент. Це не впливає на правомірність обробки до моменту відкликання.
6. Подати скаргу до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до наглядового органу у країні вашого проживання у ЄС.

Щоб скористатися будь-яким з цих прав — напишіть нам: privacy@ultima-systems.com. Ми відповімо впродовж 30 днів. Без жодних форм у трьох примірниках.

7. Безпека

• З'єднання з сайтом захищене сертифікатом TLS (HTTPS).
• База даних розташована на сервері в ЄС, доступ обмежено технічним адміністратором.
• Регулярно робимо резервні копії з шифруванням.
• Ми не передаємо паролів — для адміністрування використовуються тимчасові токени.

8. Cookies та схожі технології

Цей сайт не використовує аналітичних, рекламних або трекінгових cookies. Єдині технічні елементи стану — кеш-параметри в URL стилів і скриптів (?v=3) для коректної доставки оновлень.

9. Діти

Сервіс не призначений для осіб віком до 16 років. Якщо ви знаєте, що дані такої особи потрапили до нашої бази — напишіть нам, і ми їх негайно видалимо.

10. Запрошення на події (email)

Якщо ви отримали від нас лист із запрошенням на День поля (або іншу профільну подію), а форму на цьому сайті не заповнювали — ваш контакт ми дізналися з відкритих профільних реєстрів агросектору:

• Реєстр операторів органічного виробництва Мінагрополітики України (DOIS / dois.minagro.gov.ua) — публічний реєстр.
• Organic Standard (organicstandard.ua) — публічний список сертифікованих органічних господарств.
• Федерація органічного руху України (organic.com.ua), БіоЛан Україна (biolan.org.ua), Demeter Україна.
• Всеукраїнська аграрна рада (uacouncil.org), Українська зернова асоціація (uga.ua).
• UA-Region та Опендатабот — публічні дані ЄДРПОУ за КВЕД 01.11, 01.50, 01.61, 01.64 (рослинництво).

Правова підстава такої обробки — законний інтерес (ст. 6.1.f GDPR, ст. 7 ЗУ № 2297-VI): надсилати B2B-запрошення на профільну подію вузькому колу учасників ринку. Документ з оцінкою балансу інтересів (Legitimate Interest Assessment) надаємо за запитом.

Як відписатися:

• У кожному листі є посилання «Відписатися» (один клік), або напишіть на unsubscribe@vfi-organic.com.ua. Прибираємо зі списку протягом 24 годин.
• Або напишіть privacy@ultima-systems.com — видалимо всі ваші дані повністю за 30 днів.

Частота розсилки — не більше 2 листів на місяць одному адресату.

Після події контакти з реєстрів видаляються з активного списку протягом 30 днів, якщо ви не зареєструвалися на форум і не висловили окремої згоди залишитися в контакті.

11. Зміни в політиці

Ми можемо оновлювати цей документ. Дата редакції зазначена вгорі. Якщо зміни суттєві — повідомимо учасників, які активно реєструвались, окремим листом.