Політика
конфіденційності.
Коротко, людською мовою, і вже потім — формально. Цей документ пояснює, які саме ваші дані ми збираємо, навіщо, скільки зберігаємо і як ви можете їх забрати назад.
1. Хто збирає дані
Сайт forum.ultima-systems.com є технічним майданчиком реєстрації на день поля «Органічний ріпак і просо», що відбудеться 29 травня 2026 у ПП «Агроекологія», с. Михайлики, Миргородський р-н, Полтавська область.
Володільцем персональних даних учасників (відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» № 2297-VI та Регламенту ЄС 2016/679, GDPR) є організатор події:
VFI Oils for Life Ukraine LLC
Код ЄДРПОУ: 43870175
Адреса: вул. Васильківська, 14А, оф. 421
Дата державної реєстрації: 15.10.2020
Уповноважена особа: Кошелєв Володимир Олексійович
Тел.: +38 050 493 98 72
Технічну обробку та зберігання даних здійснює оператор сайту — приватна особа, Україна. Контактна особа з питань персональних даних: privacy@ultima-systems.com або напряму уповноваженій особі за телефоном вище.
2. Які саме дані ми збираємо
Через форму реєстрації (за вашою згодою):
| Поле | Обов'язкове | Навіщо |
|---|---|---|
| Ім'я | Так | Щоб звертатися до вас |
| Телефон або Email | Хоча б одне | Підтвердити участь, надіслати деталі |
| Господарство / компанія | Ні | Зрозуміти контекст вашого бізнесу |
| Область | Ні | Допомогти з логістикою |
| Що вирощуєте | Ні | Підготувати релевантну розмову з технологами |
| Тип господарювання | Ні | Розподілити Q&A блоки за аудиторіями |
| Питання експертам | Ні | Включити у програму |
Автоматично, з технічних причин:
- IP-адреса запиту — для захисту від спаму та обмеження частоти реєстрацій з однієї адреси.
- User-Agent (інформація про браузер) — для діагностики помилок та відображення сайту.
- Час подання форми.
Ми не використовуємо аналітичні скрипти (Google Analytics, Facebook Pixel, Hotjar тощо), не ставимо рекламних cookies та не відстежуємо вас за межами цього сайту.
3. Правова підстава
- Ваша згода (ст. 11 ЗУ № 2297-VI, ст. 6.1.a GDPR) — для контактних даних, які ви добровільно надаєте у формі.
- Законний інтерес (ст. 6.1.f GDPR) — для технічних даних запиту (IP, User-Agent), необхідних для захисту сервісу від спаму та зловживань.
4. Кому ми передаємо дані
Ваші контактні дані бачать лише:
- Організаційна команда VFI та залучені координатори події.
- Оператор сайту — для технічного обслуговування бази даних.
Сповіщення про нові реєстрації автоматично надсилаються в закритий канал організаторів через Telegram Bot API (Telegram FZ-LLC, ОАЕ / Telegram Messenger Inc., США) — лише як технічний транспорт повідомлень.
Ми не передаємо ваші дані рекламним мережам, брокерам даних, стороннім маркетинговим компаніям. Ми не продаємо контакти.
Сайт стоїть за CDN Cloudflare, Inc. (США) — це означає, що технічно запит до сайту проходить через серверну інфраструктуру Cloudflare. Це стандартна практика інтернет-сервісів і регулюється політикою Cloudflare.
5. Скільки зберігаємо
- До 30 днів після завершення події — за замовчуванням ваші контакти зберігаються в нашій базі, щоб ми могли надіслати матеріали з форуму, фото та запис ключових виступів.
- Довше — лише за вашою окремою згодою. Якщо у формі реєстрації або листуванні ви явно підтвердите бажання залишитися в контакті VFI як потенційний постачальник — ми збережемо ваші дані у CRM до моменту вашого відкликання.
- Технічні логи (IP, User-Agent) зберігаються до 90 днів, потім видаляються автоматично.
6. Ваші права
Відповідно до законодавства України та ЄС ви маєте право:
- Знати, які саме ваші дані ми зберігаємо.
- Отримати копію своїх даних у структурованому форматі.
- Виправити неточності.
- Видалити свої дані («право бути забутим») — впродовж 30 днів з моменту запиту.
- Відкликати згоду на обробку в будь-який момент. Це не впливає на правомірність обробки до моменту відкликання.
- Подати скаргу до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до наглядового органу у країні вашого проживання у ЄС.
Щоб скористатися будь-яким з цих прав — напишіть нам: privacy@ultima-systems.com. Ми відповімо впродовж 30 днів. Без жодних форм у трьох примірниках.
7. Безпека
- З'єднання з сайтом захищене сертифікатом TLS (HTTPS).
- База даних розташована на сервері в ЄС, доступ обмежено технічним адміністратором.
- Регулярно робимо резервні копії з шифруванням.
- Ми не передаємо паролів — для адміністрування використовуються тимчасові токени.
8. Cookies та схожі технології
Цей сайт не використовує аналітичних, рекламних або
трекінгових cookies. Єдині технічні елементи стану — кеш-параметри
в URL стилів і скриптів (?v=3) для коректної доставки оновлень.
9. Діти
Сервіс не призначений для осіб віком до 16 років. Якщо ви знаєте, що дані такої особи потрапили до нашої бази — напишіть нам, і ми їх негайно видалимо.
10. Запрошення на події (email)
Якщо ви отримали від нас лист із запрошенням на День поля (або іншу профільну подію), а форму на цьому сайті не заповнювали — ваш контакт ми дізналися з відкритих профільних реєстрів агросектору:
- Реєстр операторів органічного виробництва Мінагрополітики України (DOIS / dois.minagro.gov.ua) — публічний реєстр.
- Organic Standard (organicstandard.ua) — публічний список сертифікованих органічних господарств.
- Федерація органічного руху України (organic.com.ua), БіоЛан Україна (biolan.org.ua), Demeter Україна.
- Всеукраїнська аграрна рада (uacouncil.org), Українська зернова асоціація (uga.ua).
- UA-Region та Опендатабот — публічні дані ЄДРПОУ за КВЕД 01.11, 01.50, 01.61, 01.64 (рослинництво).
Правова підстава такої обробки — законний інтерес (ст. 6.1.f GDPR, ст. 7 ЗУ № 2297-VI): надсилати B2B-запрошення на профільну подію вузькому колу учасників ринку. Документ з оцінкою балансу інтересів (Legitimate Interest Assessment) надаємо за запитом.
Як відписатися:
- У кожному листі є посилання «Відписатися» (один клік), або напишіть на unsubscribe@vfi-organic.com.ua. Прибираємо зі списку протягом 24 годин.
- Або напишіть privacy@ultima-systems.com — видалимо всі ваші дані повністю за 30 днів.
Частота розсилки — не більше 2 листів на місяць одному адресату.
Після події контакти з реєстрів видаляються з активного списку протягом 30 днів, якщо ви не зареєструвалися на форум і не висловили окремої згоди залишитися в контакті.
11. Зміни в політиці
Ми можемо оновлювати цей документ. Дата редакції зазначена вгорі. Якщо зміни суттєві — повідомимо учасників, які активно реєструвались, окремим листом.